Communication financière: la « nouvelle frontière » d’Excel

Au-delà de la simple production d’un outil de calcul capable de livrer des chiffres, Excel est un logiciel d’une flexibilité inégalée qui permet, avec un peu d’entraînement, de passer du simple stade du « calcul » à celui de la « communication financière ».

Ce dernier stade implique de faciliter au maximum l’utilisation de l’outil par le profane et de  présenter les résultats de manière efficace et percutante afin d’en rendre l’interprétation aisée.

Pour cela, quelques principes simples sont à respecter:

1. Structurer l’outil: la structure classique « données brutes -> feuilles de calcul -> présentation des résultats » est globalement la meilleure dès lors qu’un certain niveau de sophistication est requis (typiquement pour un modèle budgétaire ou de valorisation impliquant de tester des hypothèses voire des scénarios chronologiques). Cela implique également la cohérence, notamment sur le plan de la période chronologique modélisée. La cerise sur le gâteau sera de créer une feuille de type « table de matières » avec des liens hypertextes internes au classeur.
2. Compartimenter strictement les données modifiables par l’utilisateur. Ces dernières doivent, dans la mesure du possible, faire l’objet d’un code couleur et être cantonnées à des feuilles de calculs bien définies, excluant toute interaction de l’utilisateur avec les autres feuilles du classeur (au besoin en protégeant ces dernières par mot de passe). Par ailleurs, l’usage de listes déroulantes pré-définies et d’outils automatiques de validation est à encourager chaque fois que c’est pertinent. Enfin, et c’est fondamental, ce principe implique d’éliminer tout autre chiffre que 0 ou 1 du codage des formules!
3. Eliminer toutes les références circulaires, liens externes et (dans la mesure du possible) les macros de type « copier/coller ». Ces dernières en particulier, si elles permettent de gagner du temps, dans le cadre de processus récurrents d’importation de larges quantités de données dont ni l’emplacement ni le format ne changent, ne se justifient pas dans des modèles « autonomes ». Les modèles sous Excel doivent rester autonomes aussi longtemps qu’ils sont transférables par email sous format compressé (*.ZIP).
4. User et abuser des liens internes. Un calcul réalisé par une formule ne doit être effectué qu’une seule fois dans l’analyse, et ce afin de limiter les risques d’erreur. Le résultat de ce calcul doit être relié à toutes les autres formules qui le requièrent.
5. Enfin, rendre la page de résultat complète sans être confuse. Les scénarios (via une liste déroulante) et les deux ou trois hypothèses-clés du modèle, qu’elles soient binaires (via un « interrupteur ») ou numériques, doivent pouvoir y être testés. Les résultats qui se mettent à jour automatiquement doivent y être présentés de manière synthétique et visuellement attrayante, dans le cadre des conventions graphiques existantes de votre organisation (couleurs notamment) et ce afin que les restitutions puissent être présentées soit directement dans le fichier Excel, soit indirectement via un « copier-coller » du tableau ou des graphiques dans un fichier Word/ Powerpoint, le tout ne nécessitant qu’un travail de retouche minimum et pouvant être interprété sans effort particulier par votre commanditaire.